Saturday, February 23, 2013
Ilmu Komputer
Manajemen Kearsipan atau Records Management
Dalam
manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup
arsip (life cycle) yaitu:
1. Tahap
Penciptaan (Record Creation)
Yaitu
suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacammacam
kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam
melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan
informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media
yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.
2. Tahap
Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Mainteance)
Pada
tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang
ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan,
penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Untuk
dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan
sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah
pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung
di dalamnya.
Penataan
arsip apda tahap ini akan sangat
berpengaruh terhadap proess penyusutannya. Pada tahap ini dengan tujuan agar
arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:
•
Mail handling (Pengurusan Surat)
•
Filling (Penataan Berkas)
•
Retrievel (penemuan kembali)
3. Tahap
Penyusutan / Istirahat
Pada
tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah
selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar
terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi:
•
Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan
•
Pemusnahan arsip
• Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI
4. Tahap
Penyimpanan
Tahap
ini khusus diperuntukkan bagi arsip
statis (permanen) yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai
bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip-arsip ini disimpan di Arsip Nasional
RI (ANRI).
0 Response to "Manajemen Kearsipan atau Records Management"
Post a Comment