Manajemen Kearsipan atau Records Management


Dalam manajemen kearsipan atau Records Management terdapat empat tahap daur hidup arsip (life cycle) yaitu:
1.      Tahap Penciptaan (Record Creation)
Yaitu suatu tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacammacam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip yang tercipta ini tergntung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.
2.      Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan (Used and Mainteance)
Pada tahap ini arsip secara aktif digunakan untuk berbagai keperluan informasi yang ada, pada tahap ini digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan, dan lainnya.
Untuk dapat berfungsi dengan baik arsip pada tahap ini perlu ditata secara logis dan sistematis. Pada tahap ini pemeliharaan arsip diperlukan sebagai langkah pengamanan baik terhadap fisik arsip maupun terhadap informasi yang terkandung di dalamnya.
Penataan arsip apda tahap ini akan  sangat berpengaruh terhadap proess penyusutannya. Pada tahap ini dengan tujuan agar arsip dapat digunakan setiap saat dibagi menjadi beberapa kegiatan yaitu:
         Mail handling (Pengurusan Surat)
         Filling (Penataan Berkas)
         Retrievel (penemuan kembali)
3.      Tahap Penyusutan / Istirahat
Pada tahap ini sudah jarang diperlukan sebagai berkas kerja karena urusannya telah selesai. Untuk selanjutnya sudah harus dipikirkan proses penyusutannya agar terjadi efisiensi. Proses penyusutan arsip meliputi:
         Pemindahan arsip dari Unit pengolah ke Unit Kearsipan
         Pemusnahan arsip
   Penyerahan arsip ke Arsip nasional RI
4.      Tahap Penyimpanan
Tahap ini khusus diperuntukkan bagi arsip  statis (permanen) yaitu arsip yang memiliki nilai guna tinggi sebagai bahan pertanggungjawaban nasional. Arsip-arsip ini disimpan di Arsip Nasional RI (ANRI).

0 Response to "Manajemen Kearsipan atau Records Management"

Post a Comment