Saturday, June 15, 2013
Manajemen
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
Dari banyak literatur ilmu manajemen dijumpai adanya keanekaragaman pendapat mengenai fungsi-fungsi manajemen. Masing-masing penulis mengemukakan pendapatnya disertai dengan argumentasinya. Namun keanekaragaman pendapat tersebut sebenarnya tidak prinsipil karena pada umumnya dilandasi oleh pola berpikir yang sama. Berikut adalah fungsi-fungsi manajemen menurut para ahli :
Henry Fayol :
Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, dan Controlling.
William Spriegel :
Planning, Organizing, dan Controlling.
Louis A. Allen :
Leading, Planning, Organizing, dan Controlling.
Lyndall F. Urwick :
Forcasting, Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, dan Controlling.
William H. Newman :
Planning, Organizing, Assembling of Resources, Directing, dan Controlling.
Harold Koontz dan Cyril O’Donnel :
Organizing, Staffing, Directing, Planning, dan Controlling.
George R. Terry :
Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
Luther Gullick :
Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, and Budgeting.
John F. Mee :
Planning, Organizing, Motivating, dan Controlling.
Sondang P. Siagian :
Planning, Organizing, Motivating, dan Controlling.
Winardi :
Planning, Organizing, Coordinating, Actuating, Leading, Communicating, dan Controlling.
The Liang Gie :
Planning, Decision Marking, Directing, Coordinating, Controlling, dan Improving.
Pendalaman Beberapa Fungsi Manajemen
1. Perencanaan (Planning)
Pada umumnya para ahli berpendapat bahwa fungsi manajemen yang pertama adalah perencanaan. Perencanaan merupakan fungsi dasar atau fungsi fundamental manajemen. Fungsi pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah, dan pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan perencanaan. Dalam organisasi modern masalah perencanaan makin mendapat perhatian karena manfaatnya bagi organisasi makin dirasakan.
Perencanaan adalah proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya. Handoko (1984) mendefinisikan perencaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Dalam perencanaan manajer memutuskan “apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, bagaimana melakukannya, dan siapa yang melakukannya”. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir. Hasil dari proses perencanaan adalah berupa rencana. Hasibuan (1987) mendefinisikan rencana itu sendiri adalah sejumlah keputusan yang menjadi pedoman untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jadi setiap rencana mengandung dua unsur yaitu “tujuan” dan “pedoman”. Apabila rencana telah ditetapkan maka rencana tersebut harus diimplementasikan. Setiap saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin memerlukan modifikasi agar tetap berguna. “Perencanaan kembali” kadang-kadang dapat menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir.
Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahap atau langkah berikut ini. Empat langkah dalam perencanaan ini bias diadaptasi untuk semua kegiatan perencanaan dan pada semua tingkatan organisasi (Husnan, 1988; Handoko, 1984).
Langkah 1 :
Menentukan tujuan atau serangkaian tujuan. Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau unit organisasi. Tanpa tujuan yang jelas organisasi tidak dapat menggunakan sumber dayanya secara efisien.
Langkah 2 :
Merumuskan keadaan atau kedudukan saat ini. Pemahaman tentang posisi organisasi saat ini dari tujuan yang ingin dicapai dan mengetahui sumber daya yang tersedia untuk mencapai tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan organisasi saat inidianalisis, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Langkah kedua ini memerlukan informasi yang lengkap yang terutama diperoleh melalui komunikasi dalam organisasi .
Langkah 3 :
Mengidentifikasi segala kemudahan (factor pendukung) dan hambatan (kendala) untuk mencapai tujuan. Faktor-faktor internal dan eksternal, baik yang mendukung maupun yang menghambat pencapaian tujuan perlu diidentifikasi untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian yang esensial dari proses perencanaan.
Langkah 4 :
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan. Pada tahap ini manajer memilih tindakan apa yang akan digunakan untuk mencapai tujuan. Tahap terakhir dalam proses perencanaan ini meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.
Perencanaan yang mantap dana menyeluruh adalah yang dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan “5 W + 1 H” sebagai berikut :
- apa yang akan dikerjakan (what will be done)
- mengapa harus dikerjakan (why will it be done)
- dimana harus dikerjakan (where will it be done)
- kapan akan dikerjakan (when will it be done)
- siapa yang akan mengerjakannya (who will do it)
- bagaimana mengerjakannya (how will it be done)
Hasibuan (1987) mengemukakan syarat-syarat rencana yang baik sebagai berikut :
a. Tujuannya harus jelas, rasional, obyektif, dan cukup menantang untuk diperjuangkan.
b. Rencana harus mudah dipahami dan penafsirannya hanya satu.
c. Rencana harus dapat dipakai sebagai pedoman untuk bertindak dan ekonomis.
d. Rencana harus menjadi dasar dan alat untuk pengendalian semua tindakan.
e. Rencana harus dapat dikerjakan oleh sekelompok orang.
f. Rencana harus menunjukkan urutan dan waktu perngerjaan.
g. Rencana harus fleksibel.
h. Rencana harus berkesinambungan.
i. Rencana harus meliputi semua tindakan yang akan dilakukan.
j. Rencana harus berimbang artinya pemberian tugas harus seimbang dengan penyediaan fasilitas.
k. Dalam rencana tidak boleh ada pertentangan antar departemen, hendaknya saling mendukung untuk tercapainya tujuan organisasi.
l. Rencana harus sensitive terhadap situasi sehingga terbuka kemungkinan untuk mengubah teknik pelaksanaannya tanpa mengalami perubahan pada tujuannya.
Didalam organisasi rencana-rencana disusun sesuai dengan hirarki yang sejajar dengan susunan organisasi. Pada setiap tingkatan, rencana punya dua fungsi yaitu sebagai tujuan yang harus dicapai oleh rencana pada tingkatan yang lebih rendah dan sebagai adat untuk mencapai tujuan yang ditetapkan pada level yang lebih tinggi (Husnan, 1988: 31).
Terdapat bermacam-macam perencanaan dalam organisasi yang dapat dibedakan berdasarkan segi darimana kita melihatnya. Dari segi jangka waktunya akan menghasilkan macam perencanaan yang berbeda apabila dilihat dari segi substansinya, ruang lingkupnya, tingkat prosesnya, dan sebagainya. Macam-macam perencanaan dilihat:
a. Dari segi jangka waktunya :
1) Perencanaan jangka panjang (long range planning),jangka waktunya lebih dari lima tahun . Perencanaan jangka panjang ini pada umumnya diasosiasikan sebagai perencanaan strategikal yaitu terdiri dari garis-garis besar dari pencapaian tujuan organisasi.
2) Perencanaan jangka menengah (intermediate planning), jangka waktunya 2-3 tahun. Perencanaan jangka menengah pada umumnya merupakan penjabaran dari perencanaan jangka panjang yang akan menjembatani perencanaan jangka panjang dengan perencanaan jangka pendek dari organisasi yang sama.
3) Perencanaan jangka pendek (short range planning), jangka waktunya kurang dari 2 tahun. Perencanaan jangka pendek dalam organisasi dapat dibedakan antara perencanaan periodikal dan perencanaan kontinyual.
b. Dari segi substansi (bidang kerja)-nya :
1) Perencanaan bidang kepegawaian (personnel planning)
2) Perencanaan bidang keuangan (financial planning)
3) Perencanaan bidang industri (industrial planning)
4) Perencanaan bidang pemasaran, dan sebagainya.
c. Dari segi ruang lingkupnya:
1) Perencanaan makro yaitu merupakan suatu perencanaan yang mempunyai ruang lingkup penggunaan nasional.
2) Perencanaan meso yaitu merupakan perencanaan yang mempunyai lingkup yang lebih kecil bila dibandingkan dengan perencanaan makro.
3) Perencanaan mikro yaitu merupakan perencanaan yang mempunyai lingkup institusional.
d. Dari segi tingkatan prosesnya :
1) Perencanaan kebijaksanaan (polici planning) yaitu perencanaan yang memuat tentang garis-garis besar kebijakan saja.
2) Perencanaan program (program planning) yaitu perencanaan yang merupakan penjelasan dan penjabaran dari perencanaan kebijakasanaan.
3) Perencanaan operasional (operational planning) yaitu perencanaan yang memuat rencana mengenai cara-cara melakukan pekerjaan tertentu agar lebih efektif dan efisien.
Manfaat perencanaan yang baik bagi organisasi adalah untuk menjamin penggunaan sumberdaya yang tersedia bagi organisasi secara efektif dan efisien, membantu manajer untuk menyesuaikan diri dengan perusahaan-perusahaan lingkungan, memudahkan pengkoordinasian antar berbagai satuan organisasi, merupakan penunjuk arah (guide) bagi anggota organisasi dalam bekerja, merupakan alat pengendali (means of control) kegiatan-kegiatan yang berlangsung dalam organisasi, dan meminimalkan pekerjaan yang tak pasti. Meskipun manfaat perncanaan bagi organisasi sangat besar tetapi perencanaan juga memiliki keleemahan. Kelemahan perencanaan yaitu perencanaan cenderung menunda kegiatan, perencanaan mungkin terlalu membatasi manajer untuk berinisiatif dan berinovasi, dan kadang-kadang hasil yang terbaik didapat dari penyelesaian secara individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah itu terjadi.
0 Response to "FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN"
Post a Comment