Saturday, June 15, 2013
Manajemen
Apa itu Pengorganisasian (organizing)
Supaya ada pengertian yang mendalam, sebelum menguraikan arti pengorganisasian (organizing) terlebih dahulu perlu menyelidiki asal kata organizing itu sendiri. Organizing berasal dari kata to organize dimana kata ini berasal pula dari kata organ. Sedangkan kata organ berasal dari istilah Yunani “organon” dan istilah Latin “organum” yang dapat berarti alat, bagian, anggota dan badan. Organ adalah suatu alat yang digunakan untuk tindakan penting atau pencapaian tujuan. Organizing dalam manajemen merupakan fungsi kedua dimana apabila planning telah selesai dibuat diperlukan adanya orang-orang yang melaksanakannya mengingat walaupun telah ada planning, tetapi apabila tidak ada orang yang melaksanakannya, maka planning itu tidak ada artinya (Sukarna, 1972).
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi. T. Hani Hnadoko (1990) mengemukakan bahwa struktur organisasi disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan seluruh kegiatan-kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi dan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Dengan demikian struktur organisasi menggambarkan mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi, meskipun hanya menyajikan kerangka, merupakan subsistem penting dalam sistem organisasi formal. Untuk menyusun struktur organisasi, tujuan atau sasaran organisasi harus dirumuskan dengan jelas. Tujuan adalah hal-hal yang ingin dicapai baik berupa materi atau non materi dengan melakukan suatu aktifitas. Bagi organisasi, tujuan akan berperan sebagai pedoman kearah mana organisasi akan dibawa, landasan bagi organisasi yang bersangkutan, menentukan macam akrivitas yang akan dilakukan, dan menentukan struktur organisasi. Beberapa variabel utama lainnya yang menentukan desain struktur organisasi yaitu :
a. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Berdasarkan studi yang dilakukannya Chandler menyimpulkan bahwa struktur mengikuti strategi. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun diantara para atasan dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.
b. Teknologi yang digunakan. Untuk setiap tipe teknologi ada aspek-aspek struktur organisasional spesifik yang berkaitan dengan pelaksanaan kerja yang lebih berhasil. Perbedaan teknologi yang digunakan, misalnya, teknologi untuk melayani klien, akan membedakan bentuk struktur organisasi. Organisasi-organisasi yang ingin sukses harus memiliki struktur yang sesuai dengan tipe dan tingkat teknologinya.
c. Anggota dan orang-orang yang berkepentingan dengan organisasi. Sikap, pengalaman, kemampuan dan cara berpikir para anggota (manajer dan karyawan), serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam men-desain struktur organisasi. Faktor-faktor yang ada pada manajer seperti nilai-nilai menejerial merupakan factor penting dalam penentuan strategi oeganisasi. Para manajer organisasi, terutama manajer puncak, mempengaruhi pemilihan strategi secara langsung melalui preferensi mereka. Selanjutnya pemilihan strategi ini akan mempengaruhi tipe struktur yang digunakan dalam organisasi. Struktur organisasi juga dipengaruhi secara langsung oleh perferensi pribadi manajer terhadap berbagai tipe organisasi tertentu, terhadap cara-cara berhubungan dengan bawahan, klien, dan manajer lainnya, dan terhadap cara-cara pemecahan masalah. Preferensi-preferensi ini diterjemahkan menjadi berbagai macam tipe struktur organisasi. Sikap pribadi manajer terhadap wewenang, perhatian atau ketidakperhatiannya terhadap formalitas, dan pengalaman-pengalaman masa lalu dengan tipe-tipe desain organisasi juga berpengaruh terhadap perancangan struktur organisasi. Kebutuhan pimpinan dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan diantara satuan-satuan kerja pada desain struktur organisasi. Faktor-faktor yang terdapat pada karyawan seperti tingkat pendidikan, latar belakang, minatnya terhadap jenis pekerjaan tertentu juga merupakan penentu-penentu penting struktur organisasi. Disamping itu orang-orang atau pihak-pihak yang berkepentingan dengan organisasi (the stake holders), seperti klien, konsumen, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur organisasi.
d. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan organisasinya akan mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur organisasi yang tepat.
e. Lingkungan eksternal organisasi. Kita bisa membedakan tiga tipe lingkungan yang melingkupi organisasi sebagai berikut :
(1). Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkirakan atau tiba-tiba. Beberapa ciri lingkungan ini antara lain, perubahan produk tidak sering terjadi, modifikasi-modifikasi dapat direncanakan dengan baik, perubahan hukum, politik, dan sosial yang mempengaruhi organisasi atau produk tidak sering terjadi, dan perkembangan teknologi atau inovasi baru dapat diramalkan. Dalam kenyataannya, lingkungan semacam ini jarang ditemui.
(2). Lingkungan berubah (shanging environment), yaitu lingkungan dimana informasi mungkin terjadi dalam setiap atau semua bidang yang telah disebut diatas, misalnya produk, hukum, politik, dan teknologi.
(3). Lingkungan bergejolak (turbulent environment). Bila para pesaing melempar produk baru dan tak terduga ke pasaran, hukum sering diganti, kemajuan teknologi merubah sedara drastic desain produk dan metoda produksi, berarti organisasi berada dalam lingkungan yang bergejolak.
Burn dan Stalker mengemukakan bahwa sistem mekanistik adalah paling sesuai untuk lingkungan stabil, sedangkan sistem organis paling sesuai untuk lingkungan bergejolak. Organisasi dalam lingkungan berubah mungkin dapat menggunakan kombinasi dua sistem tersebut. Sistem mekanistik berarti bahwa kegiatan-kegiatan organisasi dirinci menjadi tugas-tugas yang terpisah dan terspesialisasi. Berbagai sasaran dan wewenang untuk setiap individu dan sub unit ditentukan sepenuhnya oleh para manajer atas. Kekuasaan dalam organisasi mengikuti rantai perintah birokratik. Dalam sistem organik, individu-individu lebih cenderung bekerja dalam suatu kelompok daripada bekerja sendiri. Para anggota berkomunikasi dengan semua tingkatan organisasi untuk mendapatkan informasi dan saran. Pemberian perintah kepada bawahan kurang ditekankan.
Struktur organisasi yang akan dibentuk tentunya struktur organisasi yang baik. Agar diperoleh struktur organisasi yang baik, pada waktu meembentuknya harus memperhatikan berbagai prinsip-prinsip organiasai. Mengenai prinsip-prinsip organisasi juga terdapat variasi pendapat. Seperti telah diuraikan pada Bab II, Henry Fayol mengemukakan 14 asas atau prinsip manajemen. Meskipun Henry Fayol menamakan keempat belas prinsip tersebut dengan “principles of management” tetapi dapat dikatakan bahwa prinsip-prinsip yang dikemukakan oleh Henry Fayol adalah merupakan prinsip-prinsip organisasi (principles of organization). Sutarto (1987) mengemukakan beberapa prinsip organisasi yaitu :
(1) Perumusan tujuan dengan jelas
(2) Departemenisasi
(3) Pembagian kerja
(4) Koordinasi
(5) Pelimpahan wewenang
(6) Rentangan kontrol
(7) Jenjang organisasi
(8) Kesatuan perintah
(9) Fleksibilitas
(10) Berkelangsungan
(11) Keseimbangan
Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Struktur organisasi akan lebih jelas dan tegas kalau dituangkan atau digambar dalam bagan organisasi (organization chart). Sebutan lain bagan organisasi yaitu ranji organisasi atau skema organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan-hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, dimana satuan organisasi yang satu dengan yang lainnya dihubungkan dengan garis yang menunjukkan saluran wewenang dan jalur komunikasi formal. Sutarto (1987) mendefinisikan bagan organisasi adalah gambar struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak atau garis-garis yang disusun menurut kedudukannya yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan garis-garis saluran wewenang. Dari bagan organisasi dapat diketahui hal-hal sebagai berikut : besar kecilnya organisasi, kedudukan setiap pejabat, garis-garis saluran wewenang, macam-macam satuan organisasi yang ada, perincian aktivitas masing-masing satuan organisasi, perincian tugas para pejabat, dan apakah sesuatu organisasi telah menerapkan asas-asas organisasi dengan baik. Kegunaan tersebut dapat diperoleh secara sendiri-sendiri atau secara bersamaan.
Keuntungan dan kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan cukup lama diantara penulis manajemen. Salah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawabnya digambarkan secara jelas. Bila seseorang dibutuhkan untuk menangani masalah khusus, bagan menunjukkan tempat dimana orang itu dapat ditemukan. Memungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-sumber potensial terjadinya konflik atau bidang-bidang dimana duplikasi yang tidak diperlukan terjadi.
Kelemahan atau kekurangan utama bagan organisasi adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan organisasi tidak menunjukkan seberapa besar wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial, tidak menunjukkan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi dimana organisasi tidak dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.
Dimuka telah dikemukakan pentingnya bagan organisasi guna memperjelas dan mempertegas struktur organisasi. Namun tidak berarti bahwa bagan organisasi merupakan tujuan akhir dari organisasi. Dengan dibuatkan bagan organisasi tidaklah berarti segala macam hubungan, lebih-lebih hubungan informal dapat dilihat, aktivitas lalu berjalan lancar, semua masalah dapat terpecahkan, asas-asas organisasi dapat berjalan dengan sendirinya, tujuan pasti tercapai, itu sama sekali tidak. Keberhasilan organisasi tidak hanya ditentukan oleh struktur organisasi yang telah dituangkan dalam bagan organisasi.
Dalam sebuah organisasi, faktor yang penting dalam masalah pengorganisasian ini adalah bagaimana kerjasama yang baik diantara para anggotanya dapat diciptakan di lingkungan organisasi tersebut. Kerjasama yang baik ini akan mempengaruhi motivasi kerja para pegawai dalam organisasi tersebut, serta akan berpengaruh terhadap produktivitas kerja para pegawai tersebut. Apabila produktivitas kerja pegawai ini dapat dipertahankan dalam tingkat yang tinggi, maka diharapkan bahwa organisasi tersebut akan mempunyai tingkat produktivitas yang tinggi pula.
0 Response to "Apa itu Pengorganisasian (organizing)"
Post a Comment