Wednesday, November 4, 2015
Manajemen
APA ITU MANAJEMEN ARSIP IN AKTIF
I. PENDAHULUAN
Arsip pada dasarnya adalah suatu informasi yang dapat dijadikan sebagai dasar perencanaan, pelaksanaan, pengawasan serta referensi suatu instansi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Oleh sebab itu arsip harus dikelola baik, benar, logis, efisien, sistematis serta berpedoman pada aturan-aturan tertentu. Adapun tujuan pengelolaan arsip yaitu dapat menyediakan arsip yang tepat, pada waktu yang tepat, lengkap dan diberikan kepada orang /pihak yag berhak.
Asip dilihat dari fungsinya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah fungsi arsip bagi kepentingan instansi penciptanya (seperti Departemen, Pemerintah Daerah, Badan, BUMN dan BUMD). Sedangkan arsip statis adalah fungsi arsip bagi kepentingan di luar penciptanya (seperti peneliti, wartawan dan penulis).
Arsip dinamis berdasarkan pada frekwensi penggunaannya dibedakan antara arsip dinamis aktif (sering hanya sebagai arsip aktif) dan arsip dinamis in aktif (sering disebut arsip in aktif). Mengingat frekwensi penggunaan yang berbeda agar tercapai efisiensi khususnya dalam hal penyimpanan maka arsip aktif disimpan dan dikelola oleh unit kerja –unit kerja (Biro, Dinas, Suku Dinas, Direktorat), “Unit” pengelola arsip aktif ini dikenal/disebut central file. Arsif in aktifk disimpan dan dikelola oleh Pusat Arsip (Records Center). Di lingkungan Departemen Pusat Arsip disebut Unit Kearsipan, di lingkungan Pemerintah Daerah disebut Kantor Arsip Daerah (KAD), Sedangkan di lingkungan Badan, Lembaga Non, Departemen, BUMN dan BUMD Pusat Arsip seringkali disebut Badan Arsip, Seksi Arsip dan Sub Bagian Arsip.
Dalam bahasan ini akan diuraikan masalah –masalah yang berkaitan dengan pengelolaan arsip in aktif yang antara lain meliputi :
1. Pendahuluan
2. Pengertian
3. Tujuan
4. Prinsip Pusat Arsip
5. Tugas/Fungsi Pusat Arsip
6. Jenis Pusat Arsip
7. Gedung Pusat Arsip
8. Penyimpanan dan penataan
9. Pelayanan
10. Peralatan
11. Pemeliharaan dan Perawatan
12. Sumber Daya Manusia
II. PENGERTIAN
Manajemen adalah aktifitas manusia dalam organisasi untuk secara efisien dan efektif memperoleh, mengalokasikan dan menggunakan berbagai sumber daya untuk mencapai sasaran tertentu bagi organisasi tersebut.
Arsip in aktif arsip dinamis yagn frekwensi penggunaan untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Pengendalian yang sistematik sejak arsip menjadi in aktif sampai dengan sisusutkan.
Pusat arsip sebuah bangunan yang biasanya secara khusus didesign dan dikontruksi untuk menyimpan secara murah, untuk pengelolaan dan pelayanan arsip in aktif sebelum dimusnakan.
III. TUJUAN
1. Mencapai penumpukan arsip di unit kerja
2. Pemanfaatan arsip seoptimal mungkin untuk keperluan organisasi
3. Memudahkan pengawasan, pengamanan serta pengendalian arsif in aktif
4. Mengurangi biaya penyimpanan, peralatan, pemeliharaan serta perawatan arsip in aktif
IV. TUGAS /FUNGSI PUSAT ARSIP
1. Menyimpan, memelihara serta mengelola arsip in aktif dari unit kerja
2. Menyajikan arsip in aktif
3. Menjamin keselamatan, keamanan serta kerahasiaan arsip baik fisik maupun informasi
4. Menjamin terciptanya sistem penemuan kembali yang efisien
5. Melaksanakan penyusutan arsip
V. PRINSIP PUSAT ARSIP
1. Murah, dengan disediakan Pusat Arsip harus mampu menekan pengeluaran biaya serendah mungkin.
2. Luas, Pusat Arsip harus mampu menampung volume arsip in aktif yang relatif besar.
3. Aman, artinya bahwa Pusat Arsip harus dapat menjamin keamanan arsip baik informasi maupun fisiknya.
4. Accesible, artinya mudah ditemukan.
VI. JENIS PUSAT ARSIP ( RECORDS CENTER)
A. Berdasarkan Lokasi
Pemilihan lokasi pusat arsip harus dilaksanakan secara tepat, baik dari segi efisiensi maupun efektifitasnya. Secara garis besar jenis pusat arsip berdasarkan lokasinya dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Onsite ( Lokasi di dalam)
Pusat arsip yang dibangun menyatu dengan gedung perkantoran atau merupakan salah satu ruangan dari gedung tersebut, diistilahkan sebagai onsite records center.
Keuntungan :
a. Dapat langsung mengawasi
b. Mudah dijangkau
c. Cepat dalam pelayanan
Kerugian :
Relatif mahal, terutama dilokasi bisnis dan perkantoran.
2. Offsite (Lokasi di luar)
Pusat arsip yang dibangun di luar atau menyewa ruang yang terpisah dari lokasi kantor tersebut sebagai Offsite records center. Pemilihan lokasi ini harus dilakukan secara cermat dan teliti.
Hal –hal yang perlu mendapat perhatian yaitu:
- Bebas polusi
- Aman (dari kebakaran dan kebanjiran, bebas bencana alam)
- Didukung oleh sarana transportasi yang memadai
Adapun faktor –faktor yang menjadi pertimbangan membangun Pusat Arsip yaitu :
a. Faktor Biaya
Untuk menghemat biaya ada 3 (tiga) hal yang menjadi perhatian :
1. Lokasi (di daerah yang relatif mudah, di luar kota, jangan di daerah perkantoran atau pusat perdagangan).
2. Buatlah gedung sesederhana mungkin (tapi aman dan kuat) ;
3. Peralatan (pilih yang relatif murah, namun tetap aman dan kuat)
b. Faktor Jalan Masuk
Pilihan 1okasi di luar kantor faktor jalan masuk fiarus mendapat perhatian khusus. Arsip harus tetap dapat disajikan dalam secara tepat, lengkap serta cepat. Harus diperhatkan pula kernuda!ian bagi pengiriman arsip.
B. Berdasarkan Kepemilikan
Keputusan untuk membangun sebuah Pusat Arsip, menyewa ruangan atau menitipkan arsip pada suatu perusahaan jasa penitipan arsip (records center commercial) harus didasarkan pada efisiensi dan efektifitas. Berdasarkan kepemilikannya suatu pusat arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Milik
Membangun Pusat Arsip bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, tidak hanya membangun sebuah gudang, harus mengikuti aturan tertentu yang antara lain :
Murah, Aman, Acessible.
2. Records Center Komersial
Menitipkan arsip pada perusahaan jasa penitipan arsip.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan yaitu :
a). Pelayanan
b). Lokasi
c). Keamanan
d). Kenyamanan
e). Konstruksi Bangunan
f). Fasilitas
g). Profesionalisme
VII. GEDUNG PUSAT ARSIP
A. Fisik
Konstruksi gedung Pusat Arsip dianjurkan sebagai berikut :
- Hindarkan penggunaan bahan yang mudah terbakar, serta mendatangkan rayap.
- Jendela buat seminimal mungkin (10% dari luas tembok).
- Tidak perlu didesign full AC.
- Konstruksi rumah panggung dapat menjadi pilihan.
- Luas dan tinggi, atau bertingkat.
B. Tata Ruang (Lay Out)
Pengaturan ruang yang balk adalah pengaturan yang memanfaatkan ruang seefesien mungkin, balk secara horizontal maupun vertikal. Secara garis besar ruangan pusat arsip dapat dibagi menjadi empat didasarkan pada fungsinya yaitu :
1. Ruang kantor, terletak dibagian paling depan, digunakan untuk bekerja para pegawai, luasnya tergantung pada jumlah pegawai.
2. Ruang referansi, terletak dibagian depan, namun lebih kedalam jika dibanding ruang kantor, dipergunakan untuk kepentingan layanan arsip.
3. Ruang p roses, adalah ruangan yang dipergunakan untuk memproses arsip (menyortir, memberkaskan, menata dalam boks, membuat daftar). Ruang proses ini terletak disebelah dalam clan tidak sembarang orang boleh masuk.
Ruang proses dapat terdiri atas 3 bagian :
- Ruang transit, untuk menyimpan atau menaruh arsip yang baru datang.
- Ruang pengolahan, untuk menyortir, mendaftar, rliemasukkan dalam boks clan sebagainya.
- Ruang pemusnahan, untuk memusnafikan arsip.
4. Ruang penyimpanan, ruang ini merupakan ruangan yang paling luas.
Minimal suatu Pusat Arsip terdiri harus terdiri atas ruang penyimpanan clan ruang kantor.
Secara ideal suatu pusat arsip meliputi unsur-unsur ruang sebagai berikut :
- Ruang penyimpanan
- Ruang penerimaan
- Ruang pengolahan
- Ruang penyusutan
- Ruang peminjaman
- Ruang fumigasi
- Ruang microfilm
- Ruang kantor
- Toilet, Parkir, Garasi.
C. Kapasitas Pusat Arsip
Untuk menentukan seberapa luas pusat arsip akan dibangun yang menjadi dasar perhitungannya adalah seberapa dasar jumlah arsip yang akan disimpan, serta rak arsip apa yang akan dipergunakan.
Sebagai dasar perhitungan yaitu ruang seluas 170 meter persegi dengan menggunakan rak arsip tinggi 220 cm dapat menampung 1000 meter lari arsip. Jika digunakan bergerak (mobile stack) dapat ditampung 1800 meter lari arsip.
D. Beban Muatan
Jika gedung arsip akan dibangun bertingkat maka kapasilas beban muat gedung/ruang harus mendapat perhatian khusus. Sebagai dasar perhitungannya sebagai berikut :
1 ml arsip beratnya : 35 kg - 80 kg, rata-rata 50 kg.
E. Sirkulasi Udara
Masalah sirkulasi udara harus mendapat perhatian khusus karena pada dasarnya suatu pusat arsip tidak didesign full AC, cukup dengan sirkulasi udara yang baik. Oleh sebab itu perlu dibuat ventilasi yang cukup.
F. Transportasi
Transportasi tidak hanya untuk pengiriman arsip dan layanan permintaan arsip,tetapi juga untuk pegawai, staf di Pusat Arsip.
G. Keselamatan dan Keamanan
Sejauh mungkin terhindar dari bahaya mengancam keamanan dan keselamatan arsip. Seperti pencurian, kebakaran, kebanjiran, serangga, binatang pengerat dan sebagai
VIII. PENYIMPANAN DAN PENATAAN
Prosedure penyimpanan arsip in aktif (pemindahan arsip dari unit kerja kepusat arsip) harus dilaksanakan secara sistematis, kontinyu dan dilaksanakan secara tertib. Adapun prosedurnya meliputi :
1. Pemeriksaan, yaitu meneliti arsip yang diserahkan dari unit kerja apakah telah betul in aktif atau belum (berdasarkan pada JRA), apakah arsip yang diserahkan sesuai dengan daftar.
2. Mengindentifikasi dan mendeskripsi, yaitu meneliti dan mendeskripsi arsip untuk dikelompokkan per seri arsip (records series).
3. Penyortiran/pemilahan, yaitu memilih duplikasi arsip untuk dimusnahkan.
4. Pemberkasan, yaitu memberkaskan arsip tersebut dalam kelompok berkas atau seri arsip, serta kronologis.
5. Penomoran dan penataan boks
a. Penataan arsip dalam boks
Berkas-berkas yang telah dikelompokkan sesuai dengan seri arsip dimasukkan ke dalam boks arsip (38 cm X 20 cm X 27 cm atau 38 cm X 10 cm X 27 cm).
Perlu diperhatikan bahwa setiap boks arsip hanya berisi satu seri.
b. Penataan boks arsip pada rak arsip
Penataan boks arsip disusun secara lateral.
Penataan boks pada rak tergantung pada sistem penomoran boks. Sementara sistem penomoran boks dipengaruhi oleh ruang arsip. Jika terdapat beberapa ruang penyimpanan, maka penomoran ruang perlu diberi kode ruang. Selain itu biasanya dalam ruang arsip terdapat beberapa lajur rak arsip. Dengan demikian unsur-unsur penomoran boks bisa terdiri dari atas nomor rak dan nomor boks.
Contoh : A. 01. 05. 10 yang berarti disimpan diruang, Arsip, lajur rak nomor satu, rak nomor lima serta boks nomor 10. Penata boks pada rak yaitu mulai dari kiri atas, kemudian kesebelah kanan, turun kebawah dari kiri, kemudian kesebelah kanan, turun lagi dan seterusnya.
6. Pembuatan daftar pertelaan arsip
Untuk mengetahui isi informasi dan letak arsip.
Adapun unsur-unsurnya antara lain bisa meliputi : seri (jenis) arsip, kurun waktu serta kode lokasi.
Contoh :
DAFTAR PERTELAAN ARSIP
No. Seri Jenis Kurun Waktu Lokasi
1 Cuti
- Cuti Tahunan
- Cuti Bersalin
- Cuti alasan Penting 1994 A.01.05.10
Di dalam melaksanakan penataran arsip in aktif perlu memperhatikan prinsip¬-prinsip penataan arsip antara lain :
- Principle of original orders (asas aturan asli) artinya bahwa suatu arsip harus ditata sama dengan sistem yang digunakan pada waktu aktifnya.
- Principle of provenance (asas asal usul) artinya arsip harus dikembalikan pada organisasi yang menciptakannya (the creating agncy).
IX. PELAYANAN ARSIP
A. Prinsip Pelayan Arsip.
Agar keamanan informasi termonitor (diketahui) maka setiap peminjaman dan pengcmbalian harus memenUhi prosedure peminjaman arsip. Hal terpenting diterapkan yaitu dilakukan pencatatan secara jelas terhadap arsip arsip terjamin serta keberadaan arsip tetap arsip yang yang
Dipinjam dan dikembalikan. Hal lain perlu mendapat perhatian yaitu ketetapan dan kecepatan dalam pelayan arsip (penemuan kembali)
Keberhasilan dalam system penataan/pemberkasan arsip berpengaruh besar dalam penemuan kembali arsip. Factor lain yaitu penggunaan sarana bantu penemuan kembali arsip, misalnya Daftar Arsip.
B. Prosedur Peminjaman Arsip
Pengertian procedure peminjaman arsip yaitu peminjam arsip oleh unit kerja pusat arsip. Prosedure ini harus ditetapkan secara jelas karena merupakan salah satu cara untuk menjaga keamanan arsip yang dipinjam, serta di komunikasikan kepada pengguna arsip (unit kerja). Tahap yang harus dilakukan dalam peminjaman arsip antara lain :
1. Pemesanan
Dapat dengan telepon, lisan, tertulis, formulir isian.
2. Penemuan Arsip
Dapat langsung ke fisik arsip atau tidak langsung yaitu dengan sarana bantu
3. Pencatatan
Pencatatan dapat di buku, formulir. Hal yang penting adalah elemen apa yang dicatat. Misalnya unit/orang yang pinjam, tanggal pinjam, jenis arsip yang dipinjam, tanda tangan peminjam.
4. Pengguna lembar pengganti (out indikator)
Yaitu suatu alat yang digunakan dalam proses peminjaman arsip, sebagai tanda yang menunjukkan adanya arsip yang keluar atau dipinjam.
Out indikator bias terdiri atas 3 jenis :
- Untuk arsip yang dipinjam satu lembar / satu berkas
- Untuk arsip yang dipinjam satu folder
- Untuk arsip yang dipinjam satu boks
5. Pengambilan
Arsip yang dipinjam apabila sudah selesai kepentingannya / penggunaannya harus segera dikembalikan. Sering terjadi apabila sudah mendapat informasi dalam arsip, peminjam lupa mengembalikan. Dalam kondisi yang demikian petugas harus segera mengecek keberadaan arsip tersebut dan mengingatkan bahwa arsip harus segera dikembalikan. Apabila peminjam masih memerlukan arsip tersebut maka ia harus memperpanjang masa peminjamannya. Jika arsip telah dikembalikan maka sarana pencatatan diberi tanda paraf/tanda kembali.
6. Menyimpan kembali arsip
Arsip yang telah dikembalikan, harus di kembalikan ketempat semula
C. Kewenangan dan Pengendalian
Kewenangan penggunaan arsip dapat diatur berdasarkan jejang jabatan. Pimpinan tertinggi instansi (kepala, materi, direktur) berhak untuk menggunakan seluruh arsip milik organisasi. Bila suatu unit kerja mermaksud meminjam arsip tentang tugas dan fungsi untuk kerja lain, maka terlebih dahulu harus memperoleh persetujuan dari unit kerja pelaksana tugas dan fungsi arsip tersebut.
Tanggung jawab pengelola Pusat Arsip tidak hanya sebatas mencatat dan mengetahui unit kerja mana yang meninjam arsip, tetapi harus memantau sampai arsip yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Biasanya jangka waktu peminjaman arsip adalah satu minggu dan dapat diperpanjang lagi satu minggu.
X. PERALATAN
Peralatan ke arsipan dipergunakan di Pusat arsip dipilih dengan pertimbangan ekonomis dan aman. Pergunakan peralatan yang relative murah, tetapi tetap aman (yaitu memiliki tingakt keasaman rendah dan kuat)
Dilihat dari jenisnya peralatan di Pusat Arsip perlu melihat media arsip yang disimpan :
- Arsip kartografis menggunakan rol cabinet atau flat drawer cabinet.
- Arsip floppy disk menggunakan rak yang anti megnit dan ruangan ber AC.
- Arsip microfish, cartridge, microfilm dan sejenisnya menggunakan lemari khusus.
- Arsip kertas menggunakan boks arsip yang kadar asamnya rendah dan rak arsip (statis atau bergerak)
XI. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
Pemeliharaan Pusat Arsip menyangkut dua aspek, yaitu pemeliharaan fisik gedung arsip, pemeliharaan perawatan dan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan terhadap fisik arsip antara lain melalui fumigasi, membersihkan debu dan mengatus kelembahan. Pemeliharaan terhadap peralatan antara lain pindahkan, bersihkan rak yang berkarat.
Program penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan yang harus di laksanakn oleh pusat arsip dasar dari penyusutan yaitu nilai guna (penilaian) dan berpedoman pada jadwal yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Untuk arsip yang telah tertata maka secara teknis penyusutan mudah dilaksanakan, namun demikian untuk arsip yang tidak tertata kacau) perlu lebih dahulu dilaksanakan penataan. Adapun pedoman teknisnya perlu memperhatikan SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Pananganan Arsip In aktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.
Pada uraian ini tidak dikemukakan tentang procedure penyusutan arsip, tetapi hanya pada masalah teknis penyusutan arsip (khususnya pemusnahan). Secara garis besar teknis pemusnahan arsip antara lain dapat di laksanakan dengan cara kimiawi dan di cacah. Perlu diperhatikan pila lokasi pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut, yaitu dilaksanakan di Pusat Arsip atau diluar Pusat Arsip (misalnya pabrik kertas, perusahaan pencacahan kertas).
Hal terpenting dalam penyusutan arsip yaitu dibuat daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara.
XII. SUMBER DAYA MANUSIA
Pusat arsip mengingat tugas dan fungsinya cukup penting bagi organisasi maka harus dikelola sember daya manusia (SDM) yang profesional, terlatih, memiliki kemampuan teknis dan teoritas dibidang kearsipan serta dalam jumlah yang mamadai.
Dewasa ini di Indonesia sudah ada jabatan fungsional arsiparis. Oleh sebab itu Pusat Arsip (Unit Kearsipan, KAD) sedapat mungkin dikelola oleh arsiparis. Arsiparis sebagai tenaga inti harus memiliki sikap propesional, mental yang baik (disiplin, jujur, dedikasi, dapat dipercaya, tidak mudah terpengarus).
Mengingat Pusat Arsip tugasnya mengelola arsip yang pada dasarnya tertutup (informasi hanya dapat diberikan kepada yang berhak), maka tenaga pendukung di Pusat Arsip harus betul-betul memiliki mental yang baik sehingga dapat menjamin keamanan informasi arsip.
PENUTUP
Manajemen arsip ini aktif diharapkan mendukung tujuan sistem kearsipan yaitu dapat menyajikan arsip yang tepat, dalam waktu yang tepat, jumlah yang lengkap serta kepada pihak yang berhak.
Demikianlah makalah ini dibuat semoga bermanfaat, segala kritik dan saran yang bersifat penyempurnaan sengat diharapkan. Terima Kasih.
Arsip pada dasarnya adalah suatu informasi yang dapat dijadikan sebagai dasar perencanaan, pelaksanaan, pengawasan serta referensi suatu instansi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Oleh sebab itu arsip harus dikelola baik, benar, logis, efisien, sistematis serta berpedoman pada aturan-aturan tertentu. Adapun tujuan pengelolaan arsip yaitu dapat menyediakan arsip yang tepat, pada waktu yang tepat, lengkap dan diberikan kepada orang /pihak yag berhak.
Asip dilihat dari fungsinya dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah fungsi arsip bagi kepentingan instansi penciptanya (seperti Departemen, Pemerintah Daerah, Badan, BUMN dan BUMD). Sedangkan arsip statis adalah fungsi arsip bagi kepentingan di luar penciptanya (seperti peneliti, wartawan dan penulis).
Arsip dinamis berdasarkan pada frekwensi penggunaannya dibedakan antara arsip dinamis aktif (sering hanya sebagai arsip aktif) dan arsip dinamis in aktif (sering disebut arsip in aktif). Mengingat frekwensi penggunaan yang berbeda agar tercapai efisiensi khususnya dalam hal penyimpanan maka arsip aktif disimpan dan dikelola oleh unit kerja –unit kerja (Biro, Dinas, Suku Dinas, Direktorat), “Unit” pengelola arsip aktif ini dikenal/disebut central file. Arsif in aktifk disimpan dan dikelola oleh Pusat Arsip (Records Center). Di lingkungan Departemen Pusat Arsip disebut Unit Kearsipan, di lingkungan Pemerintah Daerah disebut Kantor Arsip Daerah (KAD), Sedangkan di lingkungan Badan, Lembaga Non, Departemen, BUMN dan BUMD Pusat Arsip seringkali disebut Badan Arsip, Seksi Arsip dan Sub Bagian Arsip.
Dalam bahasan ini akan diuraikan masalah –masalah yang berkaitan dengan pengelolaan arsip in aktif yang antara lain meliputi :
1. Pendahuluan
2. Pengertian
3. Tujuan
4. Prinsip Pusat Arsip
5. Tugas/Fungsi Pusat Arsip
6. Jenis Pusat Arsip
7. Gedung Pusat Arsip
8. Penyimpanan dan penataan
9. Pelayanan
10. Peralatan
11. Pemeliharaan dan Perawatan
12. Sumber Daya Manusia
II. PENGERTIAN
Manajemen adalah aktifitas manusia dalam organisasi untuk secara efisien dan efektif memperoleh, mengalokasikan dan menggunakan berbagai sumber daya untuk mencapai sasaran tertentu bagi organisasi tersebut.
Arsip in aktif arsip dinamis yagn frekwensi penggunaan untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun. Pengendalian yang sistematik sejak arsip menjadi in aktif sampai dengan sisusutkan.
Pusat arsip sebuah bangunan yang biasanya secara khusus didesign dan dikontruksi untuk menyimpan secara murah, untuk pengelolaan dan pelayanan arsip in aktif sebelum dimusnakan.
III. TUJUAN
1. Mencapai penumpukan arsip di unit kerja
2. Pemanfaatan arsip seoptimal mungkin untuk keperluan organisasi
3. Memudahkan pengawasan, pengamanan serta pengendalian arsif in aktif
4. Mengurangi biaya penyimpanan, peralatan, pemeliharaan serta perawatan arsip in aktif
IV. TUGAS /FUNGSI PUSAT ARSIP
1. Menyimpan, memelihara serta mengelola arsip in aktif dari unit kerja
2. Menyajikan arsip in aktif
3. Menjamin keselamatan, keamanan serta kerahasiaan arsip baik fisik maupun informasi
4. Menjamin terciptanya sistem penemuan kembali yang efisien
5. Melaksanakan penyusutan arsip
V. PRINSIP PUSAT ARSIP
1. Murah, dengan disediakan Pusat Arsip harus mampu menekan pengeluaran biaya serendah mungkin.
2. Luas, Pusat Arsip harus mampu menampung volume arsip in aktif yang relatif besar.
3. Aman, artinya bahwa Pusat Arsip harus dapat menjamin keamanan arsip baik informasi maupun fisiknya.
4. Accesible, artinya mudah ditemukan.
VI. JENIS PUSAT ARSIP ( RECORDS CENTER)
A. Berdasarkan Lokasi
Pemilihan lokasi pusat arsip harus dilaksanakan secara tepat, baik dari segi efisiensi maupun efektifitasnya. Secara garis besar jenis pusat arsip berdasarkan lokasinya dibedakan menjadi dua, yaitu:
1. Onsite ( Lokasi di dalam)
Pusat arsip yang dibangun menyatu dengan gedung perkantoran atau merupakan salah satu ruangan dari gedung tersebut, diistilahkan sebagai onsite records center.
Keuntungan :
a. Dapat langsung mengawasi
b. Mudah dijangkau
c. Cepat dalam pelayanan
Kerugian :
Relatif mahal, terutama dilokasi bisnis dan perkantoran.
2. Offsite (Lokasi di luar)
Pusat arsip yang dibangun di luar atau menyewa ruang yang terpisah dari lokasi kantor tersebut sebagai Offsite records center. Pemilihan lokasi ini harus dilakukan secara cermat dan teliti.
Hal –hal yang perlu mendapat perhatian yaitu:
- Bebas polusi
- Aman (dari kebakaran dan kebanjiran, bebas bencana alam)
- Didukung oleh sarana transportasi yang memadai
Adapun faktor –faktor yang menjadi pertimbangan membangun Pusat Arsip yaitu :
a. Faktor Biaya
Untuk menghemat biaya ada 3 (tiga) hal yang menjadi perhatian :
1. Lokasi (di daerah yang relatif mudah, di luar kota, jangan di daerah perkantoran atau pusat perdagangan).
2. Buatlah gedung sesederhana mungkin (tapi aman dan kuat) ;
3. Peralatan (pilih yang relatif murah, namun tetap aman dan kuat)
b. Faktor Jalan Masuk
Pilihan 1okasi di luar kantor faktor jalan masuk fiarus mendapat perhatian khusus. Arsip harus tetap dapat disajikan dalam secara tepat, lengkap serta cepat. Harus diperhatkan pula kernuda!ian bagi pengiriman arsip.
B. Berdasarkan Kepemilikan
Keputusan untuk membangun sebuah Pusat Arsip, menyewa ruangan atau menitipkan arsip pada suatu perusahaan jasa penitipan arsip (records center commercial) harus didasarkan pada efisiensi dan efektifitas. Berdasarkan kepemilikannya suatu pusat arsip dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
1. Milik
Membangun Pusat Arsip bukanlah suatu pekerjaan yang mudah, tidak hanya membangun sebuah gudang, harus mengikuti aturan tertentu yang antara lain :
Murah, Aman, Acessible.
2. Records Center Komersial
Menitipkan arsip pada perusahaan jasa penitipan arsip.
Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan yaitu :
a). Pelayanan
b). Lokasi
c). Keamanan
d). Kenyamanan
e). Konstruksi Bangunan
f). Fasilitas
g). Profesionalisme
VII. GEDUNG PUSAT ARSIP
A. Fisik
Konstruksi gedung Pusat Arsip dianjurkan sebagai berikut :
- Hindarkan penggunaan bahan yang mudah terbakar, serta mendatangkan rayap.
- Jendela buat seminimal mungkin (10% dari luas tembok).
- Tidak perlu didesign full AC.
- Konstruksi rumah panggung dapat menjadi pilihan.
- Luas dan tinggi, atau bertingkat.
B. Tata Ruang (Lay Out)
Pengaturan ruang yang balk adalah pengaturan yang memanfaatkan ruang seefesien mungkin, balk secara horizontal maupun vertikal. Secara garis besar ruangan pusat arsip dapat dibagi menjadi empat didasarkan pada fungsinya yaitu :
1. Ruang kantor, terletak dibagian paling depan, digunakan untuk bekerja para pegawai, luasnya tergantung pada jumlah pegawai.
2. Ruang referansi, terletak dibagian depan, namun lebih kedalam jika dibanding ruang kantor, dipergunakan untuk kepentingan layanan arsip.
3. Ruang p roses, adalah ruangan yang dipergunakan untuk memproses arsip (menyortir, memberkaskan, menata dalam boks, membuat daftar). Ruang proses ini terletak disebelah dalam clan tidak sembarang orang boleh masuk.
Ruang proses dapat terdiri atas 3 bagian :
- Ruang transit, untuk menyimpan atau menaruh arsip yang baru datang.
- Ruang pengolahan, untuk menyortir, mendaftar, rliemasukkan dalam boks clan sebagainya.
- Ruang pemusnahan, untuk memusnafikan arsip.
4. Ruang penyimpanan, ruang ini merupakan ruangan yang paling luas.
Minimal suatu Pusat Arsip terdiri harus terdiri atas ruang penyimpanan clan ruang kantor.
Secara ideal suatu pusat arsip meliputi unsur-unsur ruang sebagai berikut :
- Ruang penyimpanan
- Ruang penerimaan
- Ruang pengolahan
- Ruang penyusutan
- Ruang peminjaman
- Ruang fumigasi
- Ruang microfilm
- Ruang kantor
- Toilet, Parkir, Garasi.
C. Kapasitas Pusat Arsip
Untuk menentukan seberapa luas pusat arsip akan dibangun yang menjadi dasar perhitungannya adalah seberapa dasar jumlah arsip yang akan disimpan, serta rak arsip apa yang akan dipergunakan.
Sebagai dasar perhitungan yaitu ruang seluas 170 meter persegi dengan menggunakan rak arsip tinggi 220 cm dapat menampung 1000 meter lari arsip. Jika digunakan bergerak (mobile stack) dapat ditampung 1800 meter lari arsip.
D. Beban Muatan
Jika gedung arsip akan dibangun bertingkat maka kapasilas beban muat gedung/ruang harus mendapat perhatian khusus. Sebagai dasar perhitungannya sebagai berikut :
1 ml arsip beratnya : 35 kg - 80 kg, rata-rata 50 kg.
E. Sirkulasi Udara
Masalah sirkulasi udara harus mendapat perhatian khusus karena pada dasarnya suatu pusat arsip tidak didesign full AC, cukup dengan sirkulasi udara yang baik. Oleh sebab itu perlu dibuat ventilasi yang cukup.
F. Transportasi
Transportasi tidak hanya untuk pengiriman arsip dan layanan permintaan arsip,tetapi juga untuk pegawai, staf di Pusat Arsip.
G. Keselamatan dan Keamanan
Sejauh mungkin terhindar dari bahaya mengancam keamanan dan keselamatan arsip. Seperti pencurian, kebakaran, kebanjiran, serangga, binatang pengerat dan sebagai
VIII. PENYIMPANAN DAN PENATAAN
Prosedure penyimpanan arsip in aktif (pemindahan arsip dari unit kerja kepusat arsip) harus dilaksanakan secara sistematis, kontinyu dan dilaksanakan secara tertib. Adapun prosedurnya meliputi :
1. Pemeriksaan, yaitu meneliti arsip yang diserahkan dari unit kerja apakah telah betul in aktif atau belum (berdasarkan pada JRA), apakah arsip yang diserahkan sesuai dengan daftar.
2. Mengindentifikasi dan mendeskripsi, yaitu meneliti dan mendeskripsi arsip untuk dikelompokkan per seri arsip (records series).
3. Penyortiran/pemilahan, yaitu memilih duplikasi arsip untuk dimusnahkan.
4. Pemberkasan, yaitu memberkaskan arsip tersebut dalam kelompok berkas atau seri arsip, serta kronologis.
5. Penomoran dan penataan boks
a. Penataan arsip dalam boks
Berkas-berkas yang telah dikelompokkan sesuai dengan seri arsip dimasukkan ke dalam boks arsip (38 cm X 20 cm X 27 cm atau 38 cm X 10 cm X 27 cm).
Perlu diperhatikan bahwa setiap boks arsip hanya berisi satu seri.
b. Penataan boks arsip pada rak arsip
Penataan boks arsip disusun secara lateral.
Penataan boks pada rak tergantung pada sistem penomoran boks. Sementara sistem penomoran boks dipengaruhi oleh ruang arsip. Jika terdapat beberapa ruang penyimpanan, maka penomoran ruang perlu diberi kode ruang. Selain itu biasanya dalam ruang arsip terdapat beberapa lajur rak arsip. Dengan demikian unsur-unsur penomoran boks bisa terdiri dari atas nomor rak dan nomor boks.
Contoh : A. 01. 05. 10 yang berarti disimpan diruang, Arsip, lajur rak nomor satu, rak nomor lima serta boks nomor 10. Penata boks pada rak yaitu mulai dari kiri atas, kemudian kesebelah kanan, turun kebawah dari kiri, kemudian kesebelah kanan, turun lagi dan seterusnya.
6. Pembuatan daftar pertelaan arsip
Untuk mengetahui isi informasi dan letak arsip.
Adapun unsur-unsurnya antara lain bisa meliputi : seri (jenis) arsip, kurun waktu serta kode lokasi.
Contoh :
DAFTAR PERTELAAN ARSIP
No. Seri Jenis Kurun Waktu Lokasi
1 Cuti
- Cuti Tahunan
- Cuti Bersalin
- Cuti alasan Penting 1994 A.01.05.10
Di dalam melaksanakan penataran arsip in aktif perlu memperhatikan prinsip¬-prinsip penataan arsip antara lain :
- Principle of original orders (asas aturan asli) artinya bahwa suatu arsip harus ditata sama dengan sistem yang digunakan pada waktu aktifnya.
- Principle of provenance (asas asal usul) artinya arsip harus dikembalikan pada organisasi yang menciptakannya (the creating agncy).
IX. PELAYANAN ARSIP
A. Prinsip Pelayan Arsip.
Agar keamanan informasi termonitor (diketahui) maka setiap peminjaman dan pengcmbalian harus memenUhi prosedure peminjaman arsip. Hal terpenting diterapkan yaitu dilakukan pencatatan secara jelas terhadap arsip arsip terjamin serta keberadaan arsip tetap arsip yang yang
Dipinjam dan dikembalikan. Hal lain perlu mendapat perhatian yaitu ketetapan dan kecepatan dalam pelayan arsip (penemuan kembali)
Keberhasilan dalam system penataan/pemberkasan arsip berpengaruh besar dalam penemuan kembali arsip. Factor lain yaitu penggunaan sarana bantu penemuan kembali arsip, misalnya Daftar Arsip.
B. Prosedur Peminjaman Arsip
Pengertian procedure peminjaman arsip yaitu peminjam arsip oleh unit kerja pusat arsip. Prosedure ini harus ditetapkan secara jelas karena merupakan salah satu cara untuk menjaga keamanan arsip yang dipinjam, serta di komunikasikan kepada pengguna arsip (unit kerja). Tahap yang harus dilakukan dalam peminjaman arsip antara lain :
1. Pemesanan
Dapat dengan telepon, lisan, tertulis, formulir isian.
2. Penemuan Arsip
Dapat langsung ke fisik arsip atau tidak langsung yaitu dengan sarana bantu
3. Pencatatan
Pencatatan dapat di buku, formulir. Hal yang penting adalah elemen apa yang dicatat. Misalnya unit/orang yang pinjam, tanggal pinjam, jenis arsip yang dipinjam, tanda tangan peminjam.
4. Pengguna lembar pengganti (out indikator)
Yaitu suatu alat yang digunakan dalam proses peminjaman arsip, sebagai tanda yang menunjukkan adanya arsip yang keluar atau dipinjam.
Out indikator bias terdiri atas 3 jenis :
- Untuk arsip yang dipinjam satu lembar / satu berkas
- Untuk arsip yang dipinjam satu folder
- Untuk arsip yang dipinjam satu boks
5. Pengambilan
Arsip yang dipinjam apabila sudah selesai kepentingannya / penggunaannya harus segera dikembalikan. Sering terjadi apabila sudah mendapat informasi dalam arsip, peminjam lupa mengembalikan. Dalam kondisi yang demikian petugas harus segera mengecek keberadaan arsip tersebut dan mengingatkan bahwa arsip harus segera dikembalikan. Apabila peminjam masih memerlukan arsip tersebut maka ia harus memperpanjang masa peminjamannya. Jika arsip telah dikembalikan maka sarana pencatatan diberi tanda paraf/tanda kembali.
6. Menyimpan kembali arsip
Arsip yang telah dikembalikan, harus di kembalikan ketempat semula
C. Kewenangan dan Pengendalian
Kewenangan penggunaan arsip dapat diatur berdasarkan jejang jabatan. Pimpinan tertinggi instansi (kepala, materi, direktur) berhak untuk menggunakan seluruh arsip milik organisasi. Bila suatu unit kerja mermaksud meminjam arsip tentang tugas dan fungsi untuk kerja lain, maka terlebih dahulu harus memperoleh persetujuan dari unit kerja pelaksana tugas dan fungsi arsip tersebut.
Tanggung jawab pengelola Pusat Arsip tidak hanya sebatas mencatat dan mengetahui unit kerja mana yang meninjam arsip, tetapi harus memantau sampai arsip yang dipinjam dikembalikan sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Biasanya jangka waktu peminjaman arsip adalah satu minggu dan dapat diperpanjang lagi satu minggu.
X. PERALATAN
Peralatan ke arsipan dipergunakan di Pusat arsip dipilih dengan pertimbangan ekonomis dan aman. Pergunakan peralatan yang relative murah, tetapi tetap aman (yaitu memiliki tingakt keasaman rendah dan kuat)
Dilihat dari jenisnya peralatan di Pusat Arsip perlu melihat media arsip yang disimpan :
- Arsip kartografis menggunakan rol cabinet atau flat drawer cabinet.
- Arsip floppy disk menggunakan rak yang anti megnit dan ruangan ber AC.
- Arsip microfish, cartridge, microfilm dan sejenisnya menggunakan lemari khusus.
- Arsip kertas menggunakan boks arsip yang kadar asamnya rendah dan rak arsip (statis atau bergerak)
XI. PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
Pemeliharaan Pusat Arsip menyangkut dua aspek, yaitu pemeliharaan fisik gedung arsip, pemeliharaan perawatan dan pemeliharaan arsip. Pemeliharaan terhadap fisik arsip antara lain melalui fumigasi, membersihkan debu dan mengatus kelembahan. Pemeliharaan terhadap peralatan antara lain pindahkan, bersihkan rak yang berkarat.
Program penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan yang harus di laksanakn oleh pusat arsip dasar dari penyusutan yaitu nilai guna (penilaian) dan berpedoman pada jadwal yang ada dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Untuk arsip yang telah tertata maka secara teknis penyusutan mudah dilaksanakan, namun demikian untuk arsip yang tidak tertata kacau) perlu lebih dahulu dilaksanakan penataan. Adapun pedoman teknisnya perlu memperhatikan SE Kepala ANRI Nomor : SE/01/1981 tentang Pananganan Arsip In aktif Sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah tentang Penyusutan Arsip.
Pada uraian ini tidak dikemukakan tentang procedure penyusutan arsip, tetapi hanya pada masalah teknis penyusutan arsip (khususnya pemusnahan). Secara garis besar teknis pemusnahan arsip antara lain dapat di laksanakan dengan cara kimiawi dan di cacah. Perlu diperhatikan pila lokasi pelaksanaan pemusnahan arsip tersebut, yaitu dilaksanakan di Pusat Arsip atau diluar Pusat Arsip (misalnya pabrik kertas, perusahaan pencacahan kertas).
Hal terpenting dalam penyusutan arsip yaitu dibuat daftar Pertelaan Arsip dan Berita Acara.
XII. SUMBER DAYA MANUSIA
Pusat arsip mengingat tugas dan fungsinya cukup penting bagi organisasi maka harus dikelola sember daya manusia (SDM) yang profesional, terlatih, memiliki kemampuan teknis dan teoritas dibidang kearsipan serta dalam jumlah yang mamadai.
Dewasa ini di Indonesia sudah ada jabatan fungsional arsiparis. Oleh sebab itu Pusat Arsip (Unit Kearsipan, KAD) sedapat mungkin dikelola oleh arsiparis. Arsiparis sebagai tenaga inti harus memiliki sikap propesional, mental yang baik (disiplin, jujur, dedikasi, dapat dipercaya, tidak mudah terpengarus).
Mengingat Pusat Arsip tugasnya mengelola arsip yang pada dasarnya tertutup (informasi hanya dapat diberikan kepada yang berhak), maka tenaga pendukung di Pusat Arsip harus betul-betul memiliki mental yang baik sehingga dapat menjamin keamanan informasi arsip.
PENUTUP
Manajemen arsip ini aktif diharapkan mendukung tujuan sistem kearsipan yaitu dapat menyajikan arsip yang tepat, dalam waktu yang tepat, jumlah yang lengkap serta kepada pihak yang berhak.
Demikianlah makalah ini dibuat semoga bermanfaat, segala kritik dan saran yang bersifat penyempurnaan sengat diharapkan. Terima Kasih.
0 Response to "APA ITU MANAJEMEN ARSIP IN AKTIF"
Post a Comment