» » Pengertian dan Tentang ARSIP

Pengertian dan Tentang ARSIP


Arsip
Arsip dalam bahasa Belanda disebut  “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata  “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari kata  “Archia” berubah lagi menjadi kata  “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut  “Archivum”, dan akhirnya menurut Serdamayanti (2003:7) dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “Permulaan”, menjadi “Ta Archia” selanjutnya menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2)
Tiga arsiparis (ahli arsip) Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voor het Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa inggris oleh arsiparis amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan badan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan.
Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah.
Arsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928) arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oelh suatu lemabaga tau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut.
Arsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau.
Susan Z. Diamond menyebutnya dengan ”A record is any form of recorded information.The information may be recorded on paper, microfilm, audiotapes, videotapes, or any computer readable medium such Asli a computer tape or disk, a compact disk, or an optical disk” (Susan Z Diamond, Records Management, 2nd Edition, 1991, hal 1).
Mina M Johnson dan Norman F Kallaus dalam bukunya “Record Management” edisi ketiga, “record” meliputi “paper”, financial statements, books, bound reports, magnetic tapes, photograpic, microform, manual, works of art, and any more. Sedangkan Milburn D. Smith III menyebut “A record is any form of recorded information. The medium it self may be paper, film, microfilm, magnetic media or optical disk”.


Selanjutnya diuraikan tentang rincian kejelasan media yaitu :
1.    Electronic media include magnetic disk, diskettes, magnetic tapes and optical disk.
2.    Microphotographic media include microfilm or fishe and computer output microforms.
3.    Paper based records are maintained in a hard copy form such Asli memos,letters, contracts, and project files.Voice and video media. (Milburn D. Smith III, Information and Records management, 1986, hal 4)

Rickks, Swafford & Gow menyebut “A record is recorded information, regardless of medium or characteristic, made or recheived by an organization that is useful on the operation. Record include all books, papers, photographs, maps, or other documentary materials, regardless of physical or characteristic, made or recheived for legal and business”. (Ricks, Swatford & Gow, Information and Image Management,1992, hal 3).
Dari Robek, Brown, Maedke menyebut records dalam berbagai media yaitu: “traditional paper documents such Asli printed forms, corespondenced and report”. The abudandance of information produced by computers and stored on magnetics media, such Asli tapes, disks, and cores, must also be concidered records. Drawing such as maps and enginering diagrams, photographs and photographic images of paper records stored on microfilm and microfische fall into the same category”. (Robek, Brown & Maedhe, Information and Records Management, 1987, hal 5)
Menurut Wursanto (1991:11) bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan. Formulir adalah daftar isian yang dibuat atau dicetak dalam bentuk yang seragam, dipergunakan untuk mencatat atau merekam, mengumpulkan, dan mengirim informasi. Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya) secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain. Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan informasi.
Pengertian arsip menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia adalah simpanan surat-surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan berikut ini :
1. Surat tersebut masih mempunyai kepentingan (bagi lembaga, organisasi, instansi, perseorangan) baik untuk masa kini maupun untuk masa yang akan datang.
2. Surat tersebut masih mempunyai nilai kegunaan dan disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Pengertian arsip di Indonesia diatur dalam Undang-Undang No.7 Tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal I berbunyi sebagai berikut :
1.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan - Badan Pemerintahan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2.    Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-Badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak ataupun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Dari defenisi diatas jelaslah bahwa Arsip merupakan sumber informasi dan pusat ingatan bagi seluruh kegiatan organisasi, dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.
Yang dimaksud dengan Arsip menurut Sekretaris  Dekan  Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh perusahaan dalam bentuk corak apapun, baik  tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi perusahaan.

Oleh Peraturan pemerintah No. 34 tahun 1979 dinyatakan bahwa istilah arsip meliputi 3 pengertian yaitu:
1.  Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan\
2.  Gedung (ruang) penyimpanan naskah atau dokumen
3.  Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

0 Response to "Pengertian dan Tentang ARSIP "

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)